Professionnels des achats : Quels avantages de la dématérialisation

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De Ugo

Dans le but de faire face aux défis de l’ère actuelle, les entreprises adoptent des stratégies toujours plus innovantes. À cet effet, bon nombre d’entités prennent le pari de la dématérialisation. Les statistiques révèlent d’ailleurs que le marché français de la dématérialisation devrait atteindre les 9 milliards d’euros, au cours de l’année actuelle. Cette tendance semble s’expliquer par les mérites de la digitalisation. Professionnels des achats, voici pourquoi vous devez intégrer cette stratégie dans votre entreprise.

Pourquoi la dématérialisation est-elle importante pour les professionnels de l’achat ?

La dématérialisation désigne l’ensemble des mesures qui visent à remplacer les supports papier, par des outils numériques. Il s’agit donc de passer du document matériel au fichier informatisé. La dématérialisation des processus séduit dorénavant les professionnels de l’achat pour plusieurs raisons. Avant tout, elle permet aux entreprises de réaliser de réelles économies. En effet, selon les chiffres, il faut prévoir 3 euros pour une facture électronique, contre 9 euros lorsqu’il s’agit d’un format papier. En outre, digitaliser les documents favorise la productivité des sociétés.

Avec un raccourcissement des délais de traitement des commandes, les professionnels de l’achat répondent plus efficacement aux attentes de leur clientèle. Par ailleurs, les communications entre acheteurs et vendeurs sont fluidifiées avec la dématérialisation des achats. Via une plateforme centralisée, les informations peuvent être consultées par différentes personnes en même temps. De même, les échanges sont sécurisés et horodatés pour faciliter l’archivage des données. Du côté des acheteurs, ils bénéficient notamment d’offres plus concurrentielles, car la digitalisation augmente le nombre de prestataires. Si vous cliquez ici par exemple, vous en saurez davantage sur l’automatisation des processus en entreprise.

Dématérialisation et professionnels des achats

Comment mettre en œuvre une stratégie de dématérialisation dans votre entreprise ?

C’est désormais une évidence que la dématérialisation peut contribuer au succès des entreprises. Cependant, pour être efficace, cette stratégie doit suivre certaines étapes clés. Il s’agit essentiellement de :

  • réaliser le diagnostic : l’objectif ici est de faire un état des lieux, afin de rationaliser la dématérialisation. Vous devez définir les services à digitaliser, mais aussi prioriser vos actions,
  • établir un plan d’action : comme pour toute autre activité, il faut choisir le processus et les outils qui s’adaptent à vos objectifs d’entreprise,
  • mettre en place le système : suite à l’audit réalisé, vous devez procéder au déploiement de la solution de dématérialisation, en suivant l’organigramme prédéfini,
  • informer les utilisateurs : cette étape est essentielle dans la mesure où la formation permet aux parties prenantes de mieux appréhender ce nouveau mode de fonctionnement.
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La dématérialisation doit suivre un cadre à la fois technique et juridique, que seuls les spécialistes maîtrisent. Pour cela, il serait préférable de contacter les professionnels, afin de faciliter le passage de votre entreprise vers le numérique.

Les avantages environnementaux de la dématérialisation

En dehors des points forts énumérés plus haut, la dématérialisation contribue également à la préservation de l’environnement. En effet, en adoptant des supports digitaux, les entreprises réduisent ainsi leur empreinte carbone. Cela s’explique par le fait que les outils numériques sont moins polluants que le papier. En outre, la dématérialisation lutte contre l’abattage des arbres, servant à la fabrication du papier. De cette façon, vous contribuez à la sauvegarde des ressources naturelles que sont l’eau et le bois. Généralement, l’exploitation du papier engendre des émissions de gaz à effet de serre et le rejet de particules fines dans l’atmosphère. La part de ces éléments toxiques est réduite avec l’informatisation, qui répond parfaitement aux enjeux climatiques actuels.