Externalisation de la gestion administrative : conseils pour une transition réussie

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De Ugo

De plus en plus de petites et moyennes entreprises (PME) voient l’externalisation administrative comme une excellente alternative pour répondre à leurs besoins. En déléguant certaines tâches à des prestataires spécialisés, elles profitent d’innombrables avantages : moins de frais, l’accès à un savoir-faire spécifique, gain de temps, etc. Découvrez les étapes à suivre pour une stratégie d’externalisation réussie.

Gestion administrative externalisée : définissez clairement vos besoins et vos objectifs

Avant de mettre en place une externalisation administrative, procédez d’abord à une évaluation des besoins et des objectifs de l’entreprise. Examinez vos processus administratifs actuels afin d’identifier les tâches qui peuvent être confiées au prestataire et celles qui seront traitées en interne. Identifiez aussi les domaines dans lesquels l’externalisation pourrait apporter une plus-value.

Même si l’externalisation administrative est prisée des professionnels de tous secteurs, la définition des objectifs est une étape incontournable. Nous vous conseillons de faire une analyse approfondie des résultats de votre entreprise et de lister avec précision vos attentes envers le prestataire. Par la suite, établissez un cahier des charges pour faciliter la tâche de ce dernier.

La formalisation du cahier de charges permettra au prestataire de créer l’offre qui convient le mieux à votre contexte et vos besoins. Cela vous aidera également à faire des comparaisons sur la base de données chiffrées. Dans la mesure du possible, ce document sera rattaché au contrat pour faciliter le suivi contractuel de la prestation.

Définition des besoins gestion administrative

Le choix d’un prestataire fiable et expérimenté

Après avoir fait le point sur vos objectifs, il est temps de choisir un prestataire fiable pour l’externalisation administrative.

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Faites des recherches sur les sociétés spécialisées dans les services de gestion administrative que vous voulez externaliser : comptabilité, ressources humaines, etc. Prenez aussi le temps de vous renseigner sur l’expérience, la renommée, la conformité et les références. N’hésitez pas non plus à solliciter des conseils auprès d’autres entreprises de votre domaine d’activité ou à regarder les avis en ligne.

Il faudra en outre prendre en compte le coût de l’externalisation. De nombreux prestataires peuvent proposer un prix attrayant et fournir un service de qualité peu satisfaisant. Cela ne signifie pas que vous devez choisir un professionnel qui propose un prix élevé. L’idéal est de comparer plusieurs offres pour trouver le meilleur rapport qualité/prix.

Une fois que vous avez sélectionné un prestataire, vous devrez négocier un contrat bien détaillé. Celui-ci doit mentionner clairement les attentes, les responsabilités et les niveaux de service. Vérifiez qu’il indique aussi les délais de livraison, les indicateurs de performance clés, la protection des données et les droits de propriété intellectuelle. Il est tout aussi important d’exiger des clauses permettant de résilier ou de renégocier le contrat si les conditions ne sont pas respectées.

Mettez en place une communication efficace et régulière avec votre service d’externalisation

Une communication régulière et transparente est indispensable afin de garantir la réussite de l’externalisation administrative. Choisissez donc des canaux de communication clairs et déterminez un point de contact pour éviter les confusions.

Programmez également des réunions périodiques afin de parler des progrès, des contraintes et des axes d’amélioration. De même, il ne faut pas oublier le respect des indicateurs clés de performance et les niveaux de service spécifiés dans le contrat dans le but de garantir l’atteinte des objectifs.

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Enfin, dans le cadre d’une externalisation administrative, les équipes internes sont souvent amenées à collaborer avec le prestataire. Il est alors impératif d’assurer une bonne intégration et une formation aux acteurs concernés. Les membres de votre équipe doivent avoir à disposition toutes les données et les outils performants pour une collaboration productive et efficace.

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