Entreprise : gérer les échanges des clés

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De Ugo

Les clés contribuent à sécuriser les accès aux locaux et aux pièces sensibles d’une entreprise. Leur mauvaise gestion peut donc avoir un impact sur le bon fonctionnement de celle-ci. Quelles sont alors les meilleures solutions à mettre en place pour assurer la gestion des clés en entreprise ?

Quelles sont les meilleures solutions pour gérer les clés ?

Bien gérer les échanges de clés en entreprise est essentiel pour la bonne marche des activités. Pour cela, il faut une solution permettant à chaque personne autorisée d’avoir aisément accès aux clés dont il a besoin pour travailler, sans pour autant compromettre la sécurité de l’entreprise. Vous pouvez choisir entre plusieurs options.

Armoire à clés autonome

Les armoires à clés autonomes permettent de mettre en place une gestion des clés électroniques. Elles sont constituées d’un tableau sur lequel sont alignés des porte-clés verrouillés, d’une ouverture équipée d’un dispositif d’identification et d’un rack pour suspendre les clés. Grâce à ce dispositif, les clés sont accessibles et disponibles 24 h/24, tous les jours de la semaine. Comme on peut le voir en cliquant ici, les armoires électroniques intègrent une puce informatique qui permet de faire le suivi des mouvements des clés de l’entreprise. Vous pourrez aisément connaître par exemple les horaires auxquels les clés ont été prises et l’identité des utilisateurs qui les ont récupérées.

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L’un des principaux atouts de ces dispositifs est qu’ils permettent de gérer les clés de manière autonome, sans réseau ni serveur. Les clés sont individuellement protégées par un code, une clavette, une empreinte, un badge sans contact… il est même possible de configurer une double authentification pour réduire les risques d’utilisation illicite des clés au sein de l’entreprise.

Boîtes à clés

Tout comme l’armoire, une boîte à clé permet d’avoir une vue globale sur l’utilisation des clés pour une meilleure gestion. Plus petite, elle est adaptée aux entreprises pour lesquelles l’utilisation d’une armoire n’est pas vraiment utile. Elle coûte également moins cher et prendra peu de place dans vos locaux. Elle peut être protégée par un code ou une serrure pour garantir la sécurité des clés qu’elle contient. Toutefois, il n’est parfois pas possible de verrouiller individuellement les clés. Elle répond donc à des besoins de sécurisation moins avancés que ceux auxquels répond une armoire à clé autonome.

Pour bien choisir une boîte à clés, tenez compte des critères tels que la taille, le matériau, le système de verrouillage, l’esthétique. Il est possible de trouver des boîtes en plastique, en bois ou en métal (acier inoxydable). Choisissez de préférence l’acier inoxydable, car il offre le niveau de sécurité le plus élevé.

Entreprise - Gérer les échanges de clés

Les bonnes pratiques en matière de gestion de clés en entreprise

En plus de la mise en place d’un système de gestion électronique des clés, vous devez définir des process clairs pour favoriser les échanges entre vos collaborateurs. Voici quelques pratiques que vous pouvez mettre en place pour y arriver.

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Désignez une personne pour assurer la gestion des clés

En désignant une personne, vous vous assurez que la gestion des clés se fait de manière organisée et sécurisée. Celle-ci aura la charge de gérer l’inventaire des clés, de les délivrer aux employés et de s’assurer qu’elles sont rendues à la fin de chaque journée de travail. Si vous optez pour un équipement de gestion électronique, mettez en place un système de double autorisation qui obligera chaque utilisateur à se faire accompagner du superviseur pour retirer une clé.

Pour la sécurité de l’entreprise, désignez une personne de confiance. Vous pouvez vous baser sur des critères comme son engagement au travail, sa ponctualité, sa loyauté, son honnêteté… Une fois la personne choisie, établissez des règles et des procédures de gestion claires concernant l’utilisation des clés. Avant de lui confier la gestion définitive, vous pouvez le mettre à l’essai durant 2 ou 3 mois. Au cours de cette période, faites un suivi et un contrôle régulier pour vérifier s’il respecte les règles mises en place.

Solution pour retrouver les clés perdues

Pour retrouver vos clés en cas de perte, vous pouvez leur accrocher des autocollants, des cartes ou des plaques munies d’un code QR personnalisé. Ce dernier devra contenir des informations permettant d’entrer facilement en contact avec l’entreprise. Ainsi, si quelqu’un retrouve vos clés perdues, il scannera le code QR, et vous serez averti par mail, SMS… Votre fournisseur de solutions de sécurité peut aussi s’occuper du retrait afin de vous les restituer.

Vous pouvez aussi accrocher un porte-clés connecté avec un Bluetooth intégré aux trousseaux de clés de l’entreprise. Une fois placé, il est lié de façon virtuelle à un portable sur lequel vous téléchargerez en amont une application dédiée. En cas de perte, il vous permettra de géolocaliser vos clés ou de vous montrer leurs dernières positions connues en fonction du rayon dans lequel ils se sont perdus.

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