À l’ère du numérique, le courrier électronique reste l’un des moyens de communication les plus courants. En fait, selon une étude de l’université d’Oxford, une personne moyenne reçoit 87 courriels par jour (et en envoie encore plus). Cela représente un trafic considérable dans les boîtes de réception. Cependant, avec une telle concurrence pour attirer l’attention et un tel nombre de messages qui circulent à tout moment, il est de plus en plus difficile de faire lire votre message – et encore moins d’y répondre – aussi rapidement que vous le souhaitez. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas réussir à envoyer des courriels. En fait, certaines personnes préfèrent les recevoir plutôt que d’autres types de communication. Il faut juste un peu de stratégie et une bonne connaissance du comportement humain. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils avisés sur la manière d’envoyer des e-mails efficaces qui seront ouverts et recevront une réponse.
Avoir un objectif clair
Avant d’envoyer un courriel, vous devez savoir clairement pourquoi vous l’envoyez. Voulez-vous demander une réunion avec un collègue ? Voulez-vous faire le suivi d’un point discuté lors d’une réunion ? Voulez-vous entrer en contact avec une personne influente dans votre secteur ? En sachant ce que vous voulez accomplir avec l’e-mail, vous pourrez vous assurer que vous envoyez des e-mails que les gens veulent vraiment recevoir. Si vous envoyez un e-mail pour entrer en contact avec une personne, il est toujours bon de lui demander si elle a le temps de se rencontrer en personne. Les courriels sont parfaits pour le suivi, mais ils ne constituent pas un bon moyen d’établir une relation.
Utilisez le nom du destinataire
On l’oublie souvent, mais les premiers mots d’un courriel sont incroyablement importants. C’est la première chose que voit le destinataire, qui lui donne une idée de l’objet de l’e-mail, de son auteur et de ce qu’il demande. Si vous envoyez un message à quelqu’un que vous ne connaissez pas, vous pouvez utiliser le nom de cette personne dans la première phrase pour lui faire savoir que vous savez qui elle est. Par exemple : « Salut John ! J’ai vu que votre entreprise vient de lancer un nouveau produit. C’est passionnant ! » Si vous envoyez un message à une personne que vous connaissez, vous pouvez même sauter la partie « Cher [insérer le nom ici] » et dire simplement « Hé John ! » ou « John, que pensez-vous de ceci ? ». Si vous envoyez un message à une personne avec laquelle vous avez déjà travaillé, vous la tutoyez probablement, alors utilisez son nom.
N’écrivez que les informations nécessaires dans le corps de votre e-mail.
Le problème de certains e-mails est qu’ils contiennent beaucoup trop d’informations. L’étude de l’Université d’Oxford a révélé que les courriels contenant plus de 100 mots sont couramment envoyés. Certes, certains courriels nécessitent plusieurs paragraphes pour être pleinement compris, mais de nombreux courriels n’ont pas besoin de dépasser quelques phrases. Si vous envoyez un message à quelqu’un qui ne vous connaît pas, faites en sorte que votre message soit court et agréable. Ne racontez pas votre vie, mais donnez suffisamment d’informations pour que la personne sache ce que vous voulez. Si vous envoyez un message à une personne que vous connaissez, vous pouvez être encore plus décontracté. Utilisez des abréviations et des raccourcis, comme « Req : Rencontre avec vous demain à 10 heures ».
Envoyez des liens vers des articles ou des vidéos pertinents.
Si vous répondez à un e-mail et que vous pouvez créer un lien vers un article ou une vidéo en rapport étroit avec l’e-mail, faites-le. La plupart des gens apprécieront l’information supplémentaire et cliqueront sur le lien. Si vous envoyez un article étroitement lié à l’e-mail et que vous pensez que le destinataire l’appréciera, pensez à ajouter une ligne à la fin de l’e-mail du type « J’ai pensé que vous apprécieriez vraiment cet article. Profitez-en ! » Si l’e-mail demandait des informations ou une donnée spécifique, pensez à envoyer un lien vers les données sous la forme d’une infographie, d’un tableau, d’un graphique ou même d’une feuille de calcul. Si vous envoyez un article qui n’a rien à voir avec l’e-mail et que vous craignez d’ennuyer le destinataire, pensez à dire quelque chose comme : « Cela n’a rien à voir avec ce dont nous parlions, mais j’ai pensé que vous apprécieriez de le lire. »
Posez des questions et donnez votre avis.
Lorsque vous envoyez un message à une personne que vous ne connaissez pas, commencez par lui poser une question. Vous pouvez lui demander s’il aime travailler dans l’entreprise, ce qu’il pense du produit sur lequel il travaille, ce qu’il pense d’un événement récent dans le secteur, ou toute autre chose appropriée à la situation. Si la personne répond, poursuivez la conversation. Sinon, ne le prenez pas personnellement. Le courrier électronique est souvent à sens unique. Il est fréquent d’envoyer un courriel et de ne recevoir aucune réponse, même si le courriel est réfléchi et bien écrit. Si vous envoyez un courriel à une personne que vous connaissez, comme un collègue ou un ami, n’hésitez pas à poser des questions et à donner votre avis. Lorsque vous donnez votre avis, restez constructif. Évitez d’être trop critique, mais faites savoir à l’autre personne ce que vous aimez dans son travail.
Résumé
À l’ère du numérique, le courrier électronique reste l’un des moyens de communication les plus courants. En fait, selon une étude de l’Université d’Oxford, une personne moyenne reçoit 87 e-mails par jour (et en envoie encore plus). Cela représente beaucoup de trafic dans la boîte de réception. Cependant, avec une telle concurrence pour attirer l’attention et un tel nombre de messages qui circulent à tout moment, il est de plus en plus difficile de faire lire votre message – et encore moins d’y répondre – aussi rapidement que vous le souhaiteriez. Cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas envoyer de courriels avec succès. En fait, certaines personnes préfèrent les recevoir plutôt que d’autres types de communication. Il faut juste un peu de stratégie et une bonne compréhension du comportement humain. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour envoyer des e-mails efficaces qui seront ouverts et recevront une réponse. Maintenant, envoyez le courriel et obtenez une réponse en moins de 10 minutes !