Arkevia : La révolution du coffre-fort numérique pour les entreprises et leurs salariés

Dans un monde professionnel en constante évolution numérique, Arkevia se positionne comme une solution innovante de coffre-fort numérique pour les entreprises et leurs salariés. Ce service répond à un besoin croissant de digitalisation des documents RH, offrant un espace de stockage virtuel hautement sécurisé accessible 24h/24 et 7j/7.

La digitalisation des documents RH est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, permettant de gagner en efficacité, de réduire les coûts et d’améliorer la gestion administrative. Elle simplifie les processus, centralise les informations et facilite l’accès aux documents importants pour les collaborateurs comme pour les services RH.

Dans ce contexte, Arkevia propose une solution complète pour recevoir, conserver et gérer les documents RH de manière sécurisée pendant 50 ans, indépendamment de la situation professionnelle de l’utilisateur.

Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Définition et concept du coffre-fort numérique Arkevia

Arkevia est une solution innovante de coffre-fort numérique conçue pour les entreprises et leurs salariés. Ce service permet de stocker, partager et gérer de manière sécurisée des documents sensibles, qu’ils soient professionnels ou personnels. Développé par le groupe Cegedim, Arkevia offre un espace de stockage virtuel hautement sécurisé, accessible 24h/24 et 7j/7.

Le concept d’Arkevia repose sur la dématérialisation des documents, permettant ainsi de réduire l’utilisation du papier tout en garantissant la valeur probante des fichiers stockés. Cette plateforme assure la conservation des documents pendant 50 ans, conformément aux exigences légales en matière d’archivage.

Fonctionnalités principales

Arkevia propose une gamme complète de fonctionnalités pour répondre aux besoins des entreprises et de leurs employés :

• Stockage sécurisé de documents tels que bulletins de paie, factures, et documents administratifs
• Partage de fichiers avec des tiers autorisés
• Gestion des droits d’accès pour contrôler la confidentialité des informations
• Archivage à long terme des documents importants
• Notifications par e-mail lors de l’ajout de nouveaux documents
• Création de répertoires personnalisés pour une meilleure organisation
• Accessibilité multiplateforme via une interface web ou une application mobile

Public cible : entreprises et salariés

Arkevia s’adresse principalement à deux catégories d’utilisateurs :

1. Les entreprises : Arkevia leur permet de centraliser et de gérer efficacement les documents RH, de simplifier les processus administratifs et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.
2. Les salariés : Ils bénéficient d’un accès sécurisé à leurs documents personnels et professionnels, peuvent les consulter à tout moment et les conserver même après avoir quitté l’entreprise.

En offrant une solution complète et sécurisée pour la gestion documentaire, Arkevia répond aux enjeux de digitalisation des entreprises tout en simplifiant la vie administrative des salariés.

Les avantages d’Arkevia pour les entreprises

Simplification des processus RH

Arkevia offre une solution complète de dématérialisation qui révolutionne la gestion des ressources humaines. En centralisant tous les documents RH dans un espace numérique sécurisé, Arkevia permet aux entreprises de :

• Rationaliser les tâches administratives en automatisant la distribution et l’archivage des bulletins de paie
• Faciliter l’accès aux informations pour les équipes RH, les managers et les collaborateurs
• Accélérer les processus de signature grâce à la signature électronique intégrée

Cette simplification se traduit par un gain de temps considérable pour les services RH, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des coûts liés à la gestion documentaire

L’adoption d’Arkevia entraîne une diminution significative des dépenses associées à la gestion documentaire traditionnelle :

• Élimination des coûts d’impression des bulletins de paie et autres documents RH
• Réduction des frais de stockage physique des archives
• Optimisation du temps de travail des équipes RH, générant des économies sur la masse salariale

De plus, la dématérialisation contribue à une démarche écologique, renforçant l’image de l’entreprise en tant qu’acteur responsable.

Conformité avec les réglementations (RGPD, archivage légal)

Arkevia assure une conformité totale avec les réglementations en vigueur :

• Respect du RGPD grâce à des mesures de sécurité avancées et une gestion rigoureuse des données personnelles
• Archivage légal des documents pendant 50 ans, conformément aux exigences légales
• Valeur probante des documents numériques, équivalente à celle des documents papier

Cette conformité protège l’entreprise contre les risques juridiques et financiers liés à la non-conformité.

Sécurité et confidentialité des données

La sécurité des données est au cœur de la proposition de valeur d’Arkevia :

• Stockage hautement sécurisé des documents, protégés contre le vol, la perte et la détérioration
• Gestion fine des droits d’accès pour garantir la confidentialité des informations sensibles
• Traçabilité complète des actions effectuées sur les documents

Ces mesures de sécurité renforcées inspirent confiance aux collaborateurs et aux partenaires de l’entreprise, tout en protégeant les informations stratégiques de l’organisation.

En conclusion, Arkevia s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion RH. En combinant simplification des processus, réduction des coûts, conformité réglementaire et sécurité des données, Arkevia offre un avantage compétitif significatif dans un environnement professionnel de plus en plus digitalisé.

Bénéfices pour les salariés

Arkevia offre de nombreux avantages aux employés, simplifiant leur vie administrative et sécurisant leurs documents importants.

Accès facile et sécurisé aux documents personnels

Arkevia révolutionne la manière dont les salariés gèrent leurs documents professionnels. Grâce à cette plateforme, ils bénéficient d’un accès 24/7 à leurs documents personnels, où qu’ils soient. Cette accessibilité se traduit par plusieurs avantages concrets :

• Consultation instantanée des bulletins de paie, contrats de travail et autres documents RH
• Interface intuitive permettant une navigation aisée et une recherche rapide des documents
• Accès multiplateforme via ordinateur, tablette ou smartphone, offrant une flexibilité maximale

La sécurité n’est pas en reste, avec une authentification forte garantissant que seul le salarié peut accéder à ses informations personnelles.

Conservation à long terme des documents importants

L’un des atouts majeurs d’Arkevia réside dans sa capacité à conserver les documents sur le long terme :

• Archivage sécurisé pendant 50 ans, bien au-delà de la durée légale requise
• Préservation de l’intégrité des documents, assurant leur valeur probante
• Indépendance vis-à-vis de l’employeur, permettant au salarié de conserver ses documents même après un changement d’entreprise

Cette fonctionnalité offre une tranquillité d’esprit aux salariés, sachant que leurs documents importants sont à l’abri et toujours accessibles.

Gestion simplifiée des documents administratifs

Arkevia transforme la gestion administrative personnelle en une tâche simple et efficace :

• Centralisation de tous les documents dans un espace unique et organisé
• Classement automatique des nouveaux documents ajoutés
• Fonction de recherche avancée pour retrouver rapidement un document spécifique
• Possibilité de partager des documents de manière sécurisée avec des tiers autorisés (banques, administrations)

Cette simplification permet aux salariés de gagner un temps précieux dans leurs démarches administratives et de réduire le stress lié à la gestion documentaire.

En conclusion, Arkevia s’impose comme un outil indispensable pour les salariés modernes, offrant un mélange parfait de praticité, de sécurité et d’efficacité dans la gestion de leurs documents professionnels et personnels.

Fonctionnalités clés d’Arkevia

Stockage sécurisé des documents

Arkevia offre un stockage hautement sécurisé pour tous vos documents importants. La plateforme utilise des protocoles de cryptage avancés pour protéger vos fichiers pendant leur transfert et leur stockage. Les données sont conservées dans des centres certifiés ISO/IEC 27001, garantissant leur sécurité, disponibilité et intégrité. Cette approche rigoureuse de la sécurité fait d’Arkevia une solution de choix pour le stockage de données sensibles, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.

Partage de fichiers

La fonctionnalité de partage de fichiers d’Arkevia permet aux utilisateurs de collaborer efficacement tout en maintenant un niveau élevé de sécurité. Les options de partage incluent :

• Des liens de partage sécurisés
• Des contrôles d’accès personnalisables
• La possibilité de définir des dates d’expiration pour les liens partagés

Ces fonctionnalités facilitent la collaboration tout en assurant que les documents sensibles restent protégés.

Gestion des droits d’accès

Arkevia offre une gestion fine des droits d’accès, permettant aux entreprises de contrôler précisément qui peut accéder à quels documents. Cette fonctionnalité est essentielle pour :

• Protéger les informations confidentielles
• Assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données
• Maintenir un contrôle strict sur les documents sensibles

Archivage à long terme (50 ans)

L’une des caractéristiques distinctives d’Arkevia est sa capacité d’archivage à long terme. La plateforme garantit la conservation des documents pendant 50 ans, conformément aux exigences légales en matière d’archivage. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :

• Les documents RH, tels que les bulletins de paie et les contrats de travail
• Les documents légaux et financiers qui nécessitent une conservation à long terme
• Les documents personnels importants que les utilisateurs souhaitent conserver de manière sécurisée

Accessibilité multiplateforme

Arkevia est conçu pour être accessible sur une variété d’appareils, offrant une flexibilité maximale aux utilisateurs. Que ce soit sur :

• Un ordinateur de bureau
• Un ordinateur portable
• Une tablette
• Un smartphone

Les utilisateurs peuvent accéder facilement à leurs données stockées sur Arkevia[3]. Cette accessibilité est rendue possible grâce à :

• Des applications dédiées
• Une interface web adaptative

Cette polyvalence rend Arkevia particulièrement adaptée à un usage professionnel mobile ou à la gestion de données personnelles en déplacement, répondant ainsi aux besoins d’une main-d’œuvre de plus en plus mobile et connectée.

Mise en place d’Arkevia dans l’entreprise

Étapes d’implémentation

L’implémentation d’Arkevia dans une entreprise suit un processus structuré pour garantir une transition fluide et efficace. Les principales étapes incluent :

1. Analyse des besoins : Évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion documentaire.
2. Planification du projet : Définition des objectifs, des délais et des ressources nécessaires.
3. Configuration de la plateforme : Personnalisation d’Arkevia selon les exigences de l’entreprise, incluant la création de répertoires et la définition des droits d’accès.
4. Migration des données : Transfert sécurisé des documents existants vers la plateforme Arkevia.
5. Tests et validation : Vérification de la fonctionnalité et de la sécurité de la plateforme avant le déploiement complet.

Formation des utilisateurs

Pour assurer une adoption réussie, il est crucial de former les utilisateurs à l’utilisation d’Arkevia. Cette formation comprend :

• Sessions de formation initiale : Présentation des fonctionnalités clés et des bonnes pratiques.
• Guides et tutoriels : Documentation détaillée et vidéos explicatives pour une référence continue.
• Support technique : Assistance disponible pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.

Cette formation permet aux employés de maîtriser rapidement la plateforme, maximisant ainsi les bénéfices de son utilisation.

Intégration avec les systèmes existants

Arkevia est conçu pour s’intégrer facilement avec les systèmes existants de l’entreprise, tels que :

• Systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH)
• Logiciels de paie
• Systèmes de gestion documentaire (GED)

Cette intégration est facilitée par des API robustes et des connecteurs préconfigurés, permettant une synchronisation fluide des données et des processus. L’objectif est de créer un écosystème cohérent où Arkevia fonctionne en harmonie avec les autres outils utilisés par l’entreprise, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité globales.

En suivant ces étapes et en assurant une formation adéquate, les entreprises peuvent implémenter Arkevia de manière efficace, garantissant une gestion documentaire optimisée et sécurisée.

Sécurité et conformité

Mesures de sécurité mises en place

Arkevia met en œuvre des mesures de sécurité avancées pour garantir la protection des documents stockés. Parmi ces mesures, on trouve :
– Cryptage des données : Les documents sont chiffrés lors de leur transfert et de leur stockage, utilisant des protocoles de cryptage avancés pour prévenir tout accès non autorisé.
– Authentification forte : L’accès à la plateforme nécessite une authentification à deux facteurs, renforçant ainsi la sécurité des comptes utilisateurs.
– Surveillance continue : Les systèmes sont surveillés en permanence pour détecter et prévenir toute tentative d’intrusion ou d’accès non autorisé.
– Centres de données sécurisés : Les données sont hébergées dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001, garantissant des normes élevées de sécurité physique et environnementale.

Conformité avec le RGPD et autres réglementations

Arkevia est pleinement conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi qu’à d’autres réglementations pertinentes en matière de protection des données. Cette conformité se traduit par :
– Collecte et traitement des données : Les données personnelles sont collectées et traitées de manière transparente, loyale et sécurisée, conformément aux exigences du RGPD.
– Droits des utilisateurs : Les utilisateurs peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de leurs données personnelles.
– Archivage légal : La plateforme assure la conservation des documents pendant 50 ans, conformément aux exigences légales en matière d’archivage.

Certifications et normes respectées

Arkevia respecte plusieurs certifications et normes internationales qui attestent de la robustesse de ses mesures de sécurité et de sa conformité réglementaire :

– ISO/IEC 27001 : Cette certification internationale garantit que les systèmes de gestion de la sécurité de l’information d’Arkevia répondent aux normes les plus strictes[14].
– HDS (Hébergement de Données de Santé) : Pour les solutions comme Arkevia Santé, cette certification assure que les données médicales sont hébergées et traitées conformément aux normes de sécurité spécifiques au secteur de la santé.
– ISAE 3402 : Cette norme internationale certifie les contrôles internes relatifs aux services externalisés, garantissant ainsi la fiabilité et la sécurité des services fournis par Arkevia.

En conclusion, Arkevia se distingue par ses mesures de sécurité rigoureuses, sa conformité aux réglementations et ses certifications reconnues, offrant ainsi une solution de gestion documentaire sécurisée et fiable pour les entreprises et leurs salariés.

Témoignages et cas d’utilisation

Exemples concrets d’entreprises utilisant Arkevia

Plusieurs entreprises ont adopté Arkevia avec succès pour optimiser leur gestion documentaire :

• La clinique Saint-Jean a dématérialisé ses bulletins de paie, améliorant sa productivité et réalisant des économies substantielles.
• L’école supérieure de commerce de Paris utilise Arkevia pour la dématérialisation des diplômes, facilitant la mobilité étudiante en Europe grâce à la connexion avec Europass.
• La banque Crédit Agricole a réduit ses coûts tout en améliorant son service client grâce à Arkevia.
• Renault a optimisé ses processus commerciaux et renforcé la confiance de ses clients en dématérialisant ses documents commerciaux.
• La mairie de Bordeaux a modernisé son service public en simplifiant la communication et en renforçant la transparence, notamment grâce à l’intégration au portail FranceConnect.

Retours d’expérience de salariés

Les employés apprécient particulièrement :

• L’accès facile à leurs documents personnels
• La simplicité d’utilisation de la plateforme
• La sécurité renforcée pour leurs données sensibles
• La possibilité de consulter leurs documents à tout moment, même après avoir quitté l’entreprise

Conclusion

Arkevia s’impose comme une solution incontournable pour la gestion documentaire moderne en entreprise. Ses principaux avantages sont :

• Sécurité renforcée des données
• Accessibilité 24/7 aux documents
• Conformité aux réglementations en vigueur
• Réduction des coûts liés au stockage physique
• Amélioration de la productivité des équipes RH

Les perspectives d’avenir pour la gestion documentaire en entreprise sont prometteuses. Avec l’évolution constante des technologies, on peut s’attendre à une intégration accrue de l’intelligence artificielle pour l’analyse et le classement automatique des documents, ainsi qu’à une amélioration continue de l’expérience utilisateur. Arkevia, en tant que solution innovante, est bien positionnée pour accompagner les entreprises dans cette transformation digitale, offrant une gestion documentaire toujours plus efficace et sécurisée.